Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist das digitale Rückgrat moderner Unternehmen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist die Wahl des richtigen Systems entscheidend, um Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf es bei der ERP-Evaluation ankommt, welche Herausforderungen insbesondere bei variantenreichen Produkten bestehen und warum die Plattformstrategie eine zentrale Rolle spielt.

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System integriert und automatisiert zentrale Geschäftsprozesse wie Finanzen, Personalwesen, Logistik und Vertrieb. Durch die Zentralisierung von Daten und Prozessen werden Entscheidungsfindung, Effizienz und Fehlerreduktion deutlich verbessert.

Warum ist ein ERP-System für KMU wichtig?

KMU profitieren besonders von ERP-Systemen, da sie begrenzte Ressourcen effizienter nutzen, Prozesse automatisieren und Kosten senken können. Cloud-basierte Lösungen bieten zudem Vorteile wie Echtzeitdatenzugriff und Skalierbarkeit, ohne hohe Anfangsinvestitionen.

Herausforderungen bei variantenreichen Produkten

Unternehmen, die Produkte in vielen Varianten anbieten, stehen vor besonderen Herausforderungen:

- Komplexität der Produktkonfigurationen: Viele Varianten bedeuten aufwändige Stammdatenpflege, was zu Datenredundanz und Fehlern führen kann.
- Flexibilität und Automatisierung: Flexible Automatisierungslösungen und kollaborative Tools sind notwendig, um Produktionszeiten zu verkürzen und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu verbessern. Moderne Produktkonfiguratoren helfen, alle für die Auftragsbearbeitung notwendigen Informationen zentral zu erfassen und bereitzustellen.

Zielsetzung der ERP-Evaluation

Die Auswahl eines ERP-Systems sollte sich an den spezifischen Anforderungen des Unternehmens orientieren. Typische Ziele sind:

- Lösung konkreter Probleme: Beseitigung ineffizienter Prozesse, Erhöhung der Transparenz und Reduktion von Fehlern durch Automatisierung.
- Langfristige Strategie: Das System muss skalierbar, effizient und flexibel sein, um mit dem Unternehmen zu wachsen und sich an neue Anforderungen anzupassen.

Ein häufiger Fehler ist, das ERP-System nur aus Sicht einzelner Abteilungen (z. B. Controlling oder Produktion) zu betrachten. Viel wichtiger ist eine ganzheitliche Plattformstrategie, die Technologie und Lebenszyklus des Systems in den Mittelpunkt stellt.

Plattformstrategie: CPQ & ERP als Ziel der Evaluation

Die Wahl der richtigen Plattform ist entscheidend für die zukünftige Unabhängigkeit und Flexibilität eines Unternehmens. Es reicht nicht, nur die aktuelle Lösung zu betrachten – vielmehr muss der gesamte End-to-End-Prozess im Fokus stehen.

- Technologie und Lebenszyklus: Die zugrunde liegende Technologie bestimmt, wie einfach das System erweitert und gepflegt werden kann. Der Zugang zu Talenten, die diese Technologie beherrschen, ist ein wichtiger Faktor.
- Customizing und Know-how: Anpassungen sollten möglichst intern erfolgen oder zumindest so dokumentiert werden, dass das Wissen im Unternehmen bleibt. So bleibt das Unternehmen unabhängig von externen Dienstleistern und kann flexibel auf neue Anforderungen reagieren. Low- Code Lösungen sind dafür bestens geeignet.

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Checkliste für die ERP-Evaluation

Erfahrung: Strategische Grundlagen

• Haben Sie die wichtigsten Geschäftsbereiche und deren Schwachstellen identifiziert?
• Sind die langfristigen Ziele für das neue ERP-System klar definiert?
• Ist die Plattformstrategie (Technologie, Lebenszyklus, Zugang zu Talenten) in die Evaluation eingeflossen?
• Gibt es eine klare Abgrenzung zwischen kurzfristigen Quick-Wins und langfristigen Zielen?

Systemauswahl / Evaluierung

• Wurden mindestens 10 ERP-Anbieter hinsichtlich ihrer Eignung für KMU verglichen (Longlist)?
• Wurde eine engere Auswahl (Shortlist) mit maximal 2–3 Systemen getroffen und tiefergehend analysiert (z. B. durch Demos, Pilotprojekte)?
• Wurde Verkauf und Auftrags- Abwicklungsprozess simuliert und die dabei auftretenden Herausforderungen analysiert?
• Ist eine Bewertung der Anbieter nach Kriterien wie Funktionsumfang, Anpassbarkeit, Usability und Zukunftssicherheit pro Abteilung durchgeführt worden?

Prozesse & Automatisierung

• Haben Sie erfasst, welche Informationen aktuell manuell an Abteilungen weitergeleitet werden und wie diese automatisiert werden könnten?
• Wurden abteilungsübergreifende Prozesse dokumentiert und in einer Prozesslandkarte visualisiert?
• Gibt es eine Bewertung, welche Prozesse durch das ERP besonders stark profitieren sollen (z. B. Top 5 Prozesse)?

Technik & Integration

• Gibt es ein Zielbild zur Systemlandschaft und den Schnittstellen zu Drittsystemen (z. B. Webshop, Buchhaltung, BI)?
• Ist definiert, welche bestehenden Systeme weitergenutzt oder abgelöst werden sollen?
• Wurde geprüft, wie flexibel das ERP-System hinsichtlich Schnittstellen und API-Nutzung ist?

Customizing & internes Know-how

• Gibt es einen Plan, wie Customizing und Know-how im Unternehmen gehalten werden können?
• Ist definiert, welche Teile des Systems durch Fachabteilungen gepflegt werden sollen (z. B. Workflows, Reports)?

Datenmigration

• Wurden alle relevanten Datenquellen und -formate identifiziert (Altsysteme, Excel, Drittsysteme)?
• Gibt es eine Strategie zur Datenbereinigung und Validierung vor der Migration?
• Ist ein Migrationsplan mit Testmigration(en) und finalem Cut-over vorgesehen?

Change Management & Projektkommunikation

• Gibt es ein Kommunikationskonzept zur Information und Einbindung der Mitarbeitenden?
• Wurden Change-Agents oder Key-User definiert?
• Ist ein Schulungs- und Supportkonzept für die Einführung vorhanden?

Risiken & Governance

• Wurden Projektrisiken identifiziert und in einem Risikoregister dokumentiert?
• Gibt es klare Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege für das Projekt?
• Ist ein regelmäßiges Reporting und Controlling über Zeit, Budget und Scope eingerichtet?